УРА, ВЫСТАВКА! Как составить график подготовки к выставке?

Продолжаем серию публикаций на тему «Эффективное участие в выставке», которые помогут Вам подготовиться к выставке и извлечь максимум пользы от участия в ней.

Составляем график подготовки к выставке

Всю выставочную работу можно разделить на три этапа:

• подготовка к выставке;
• проведение выставки;
• работа после окончания выставки.

Подготовка к выставке должна включать:

• выработку рекламной идеи
• составление плана выставочного стенда
• заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги
• изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; визиток т пр.
• подготовку информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов
• подготовку стендистов и персонала
• составление сметы расходов

Проведение выставки включает:

• составление расписания работы персонала
• инструктаж персонала
• завоз и вывоз оборудования
• собственно работа на стенде
• организация учета посетителей

Работа после окончания выставки:

• регистрация посетителей, проявивших интерес к вашей продукции во время посещения выставки и поддержание контакта с ними
• подведение итогов выставки
• разбор допущенных ошибок, анализ удачных решений (своих, а также увиденных на стендах других фирм)

С учетом временного фактора эта работа распределяется так:

1 этап

• Соберите выставочную команду, чтобы совместно продумать план ее проведения
• Рассчитайте и утвердите бюджет выставки
• Укомплектуйте состав стендистов
• Начните планировать экспозицию и оформление выставочного стенда
• Проконсультируйтесь с дизайнерами
• Поработайте с выставочной командой над экспозицией
• Держите постоянную связь организаторами выставки, чтобы быть в курсе всех мероприятий
• Подкорректируйте бюджет

2 этап

• Проведите тренинг стендистов
• Подключайте отдел рекламы. Введите их в курс дела и разработайте проект по рекламе и продвижению вашего участия в выставке
• Завершайте работу по дизайну и графическому оформлению выставочного стенда
• Закажите рекламную продукцию, которую будете использовать и раздавать на выставке
• Закажите оборудование, необходимое для выставки

3 недели до выставки

• Проведите собрание со своей командой
• Разработайте пресс-релизы и методы работы со СМИ
• Организуйте обучение персонала работе в выставочных условиях
• Заполните все формы и бланки по сервису (канцелярские принадлежности, грузчики, телефоны, компьютеры и т.д.)

2 недели до выставки

• Начните предвыставочную маркетинговую кампанию с целью увеличить количество посетителей
• Проведите собрание с выставочной командой для определения готовности
• Окончательно распределите персонал
• Составьте расписание работы

7 дней до выставки

• Усиливайте предвыставочную маркетинговую программу. Разошлите персональные приглашения потенциальным клиентам и заказчикам
• Проверьте выставочное оборудование и внесите дополнения, если это необходимо;
• Активизируйте предвыставочную подготовку персонала
• Договоритесь о доставке всех выставочных материалов и оборудования

3 дня до выставки

• Проводите ежедневные собрания для контроля над подготовкой к открытию выставки.
• Договоритесь о демонтаже экспозиции после выставки

1 день до выставки

• Начистите туфли, погладьте костюм и примите успокоительное.

Автор рекомендаций: Радислав Гандапас — автор оригинальных тренингов «Как с успехом выступать публично», «Как подготовить и провести успешную презентацию», «Практика PR человеческим языком», «ХАРИЗМА. Трудно ли быть богом».

В следующем выпуске — Зачем нужна ИДЕЯ при оформлении выставочного стенда?

Приглашаем всех участников выставок «Лучшие предприятия юга Сибири» и «Сделано в Хакасии» на бесплатный мастер-класс «Эффективное участие в выставке», который состоится 7 ноября, в пятницу, в 14:00. 

Подробная информация по мастер-классу здесь

comments powered by HyperComments